ใบเสนอราคา ใบวางบิล และใบเสร็จรับเงินเป็น PDF

ออกเอกสารอะไรได้บ้าง?

จากการ์ดดีลใน project ที่ใช้ template Sales & Billing คุณออกเอกสารถึงลูกค้าเป็น PDF ได้ 3 ชนิด ใช้ได้ทุกแพ็กเกจ (Free, Pro และ Premium) ไม่มีกำแพง upgrade

ใบเสร็จไม่ใช่ใบกำกับภาษี

BoardMark ไม่ออกใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงินทุกฉบับพิมพ์ข้อความ “เอกสารนี้ไม่ใช่ใบกำกับภาษี” เสมอ ทั้งในไฟล์ไทยและไฟล์อังกฤษ ใบกำกับภาษีมีผลทางกฎหมายเฉพาะ บริษัทที่จดทะเบียน VAT ต้องออกใบกำกับภาษีจากระบบบัญชีของตัวเองเมื่อรับเงิน BoardMark ให้ใบเสนอราคา ใบวางบิล และใบเสร็จรับเงินเท่านั้น

ตั้งค่าครั้งเดียว: หัวกระดาษของบริษัท

ผู้ขายบนเอกสารคือข้อมูลภาษี (tax profile) ของบริษัท: ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสำนักงานใหญ่ / สาขา ต้องกรอกให้ครบก่อน ถ้ายังไม่ครบ ปุ่มออกเอกสารจะพาไปกรอกที่ตั้งค่าบริษัทก่อน BoardMark ไม่พิมพ์หัวกระดาษว่าง บริษัทบุคคลธรรมดาออกเอกสารได้โดยไม่ต้องมีเลขผู้เสียภาษีของนิติบุคคล

ผู้ดูแลบริษัทตั้งค่าเอกสารขายได้ที่ ตั้งค่าบริษัท → เอกสารขาย (สมาชิกทุกคนเห็นค่าที่ตั้งไว้ แก้ไม่ได้):

• โลโก้ (ไม่บังคับ) — ไฟล์ PNG หรือ JPG ไม่เกิน 256 KB ด้านที่สั้นที่สุดอย่างน้อย 64 px และไม่เกิน 2000 px โลโก้อยู่มุมขวาบนของเอกสาร
• ชื่อและที่อยู่ภาษาอังกฤษของบริษัท, โทรศัพท์, อีเมล — สำหรับไฟล์ภาษาอังกฤษ (ไม่ใส่ก็ใช้ข้อความไทย)
• บัญชีธนาคารรับโอน — ธนาคาร ชื่อบัญชี เลขที่บัญชี สาขา
• ผู้ลงนาม — ชื่อและตำแหน่ง
• prefix ของเลขที่ — QT, BN, RC เป็นค่าเริ่มต้น แก้ได้ (2–6 ตัว ตัวพิมพ์ใหญ่ A–Z และตัวเลข ขึ้นต้นด้วยตัวอักษร)
• สีเน้น — สีเดียวของเอกสาร
• VAT เริ่มต้น — รวม VAT 7% แล้ว, แยก VAT 7% (บวกเพิ่ม) หรือไม่มี VAT

ตั้งค่าได้ในเว็บแอปเท่านั้น

ออกใบเสนอราคาจากดีล

• เปิดการ์ดดีล กดปุ่ม ออกใบเสนอราคา ในส่วน เอกสาร
• หน้าต่างออกเอกสารแสดงฟอร์มทางซ้ายและตัวอย่าง A4 สดทางขวา สลับดูไฟล์ TH / EN ได้
• กรอกชื่อลูกค้า ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสาขาของลูกค้า (ดึงชื่อจากฟิลด์ customer ให้) เพิ่มรายการสินค้า / บริการ เลือกรูปแบบ VAT และใส่หมายเหตุ
• ชื่อ ที่อยู่ และหมายเหตุภาษาอังกฤษของลูกค้าเป็นช่องไม่บังคับ ถ้าเว้นไฟล์ EN ใช้ข้อความไทย
• เงื่อนไขชำระ วันที่ยืนราคา (valid_until) และตารางงวดมาจากการ์ดดีล
• กด ออกใบเสนอราคา — ได้เลขที่ QT-YYYY-NNNN ทันที เขียนกลับลง quote_no ของดีล

ออกใบวางบิลจากงวด

• ในตารางงวดของการ์ดดีล กดปุ่ม ออกใบวางบิล ที่แถวของงวดนั้น
• จำนวนเงินของงวดล็อกตามตารางงวด ใบวางบิลอ้างอิงเลขที่ใบเสนอราคาและแสดงวันที่วางบิล วันครบกำหนด และบล็อกโอนเงิน
• เมื่อออก invoice_no ของงวดถูกเขียนเป็นเลข BN-YYYY-NNNN และ invoiced_at เป็นวันนี้ งวดเปลี่ยนจาก Not yet เป็น Invoiced

ออกใบเสร็จรับเงินจากงวดที่ชำระแล้ว

• ออกได้เฉพาะงวดที่ Paid แล้ว (มี paid_at และ paid_amount) ก่อนหน้านั้นปุ่มจะบอกให้บันทึกการรับเงินก่อน
• ใบเสร็จอ้างอิงใบวางบิลและใบเสนอราคา แสดงวันที่รับเงิน วิธีชำระเงิน และเลขที่อ้างอิง และพิมพ์ “เอกสารนี้ไม่ใช่ใบกำกับภาษี” เสมอ
• การออกใบเสร็จไม่เปลี่ยนอะไรในงวดหรือดีล

เลขที่เอกสารและฉบับแก้ไข

• เลขที่ออกอัตโนมัติ รูปแบบ QT-YYYY-NNNN, BN-YYYY-NNNN, RC-YYYY-NNNN (prefix แก้ได้โดยผู้ดูแลบริษัท) นับแยกตามบริษัทและชนิดเอกสาร
• เลขเริ่มนับใหม่ทุกปี ตามปี ค.ศ. ของวันที่ออก (เวลาไทย) เช่น QT-2026-0007 แล้ว QT-2027-0001
• แก้ดีลหลังออกใบเสนอราคา (ราคา รายการ ลูกค้า) การ์ดแสดงแบนเนอร์เสนอ ออกฉบับแก้ไข ได้เลขเดิมต่อท้าย -R2, -R3 ฉบับเดิมยังอยู่ในรายการ และฉบับล่าสุดเป็นฉบับปัจจุบัน
• เลขที่เอกสารที่ออกแล้วไม่ถูกนำกลับมาใช้ แม้จะ void

ไฟล์ PDF สองภาษาอยู่ที่ไหน?

• ออกครั้งเดียวได้ 2 ไฟล์: ภาษาไทย (TH) และภาษาอังกฤษ (EN) คุณเลือกไฟล์ที่จะดาวน์โหลดหรือส่งให้ลูกค้า
• เก็บเป็นไฟล์แนบของการ์ดดีล (นับในพื้นที่เก็บข้อมูลของบริษัท) ส่วน เอกสาร ของการ์ดแสดงทุกฉบับพร้อมปุ่มดาวน์โหลด TH / EN
• แบบเอกสารเป็นแบบโมเดิร์นมินิมอลของตัวเอง ใช้สีเน้นสีเดียวและโลโก้ของคุณ ไม่มีโลโก้หรือลวดลายของ BoardMark
• ข้อมูลบนเอกสารเป็น snapshot ตอนกดออก — แก้ดีลทีหลังไม่เปลี่ยนไฟล์ที่ออกไปแล้ว

ยกเลิกเอกสาร (void)

ผู้ออกเอกสาร ผู้ดูแล project หรือผู้ดูแลบริษัทสั่ง void ได้จากส่วน เอกสาร ของการ์ด เอกสารที่ void แล้วแสดงสถานะ void และเลขที่ขีดฆ่า ไฟล์ PDF ทั้งสองถูกลบออกจากไฟล์แนบของการ์ด แต่เลขที่ยังคงอยู่และไม่ถูกใช้ซ้ำ แล้วออกฉบับใหม่ได้ การ void ไม่แก้ quote_no หรือ invoice_no ที่เขียนไว้บนการ์ด และ AI agent void เอกสารไม่ได้ (ทำในเว็บแอปเท่านั้น)

สำหรับ AI agent: ออกเอกสารอย่างไร?

• list_sales_documents ดูเอกสารของดีล (ใหม่สุดก่อน) พร้อม latest, status และไฟล์ PDF สองภาษา ค่า stale = ดีลเปลี่ยนหลังออกใบเสนอราคา ให้เสนอฉบับแก้ไข (revise_of)
• issue_sales_document ออกใบเสนอราคา ใบวางบิล หรือใบเสร็จ (kind, customer, lines, vat_mode และ installment_key สำหรับใบวางบิลและใบเสร็จ) ต้องถามผู้ใช้ก่อนเสมอ: ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของลูกค้า รายการและรูปแบบ VAT ห้ามเดา และแสดงให้ผู้ใช้ดูก่อนออก
• ใบวางบิลตั้งงวดเป็น Invoiced ใบเสร็จออกได้หลังงวด Paid เท่านั้น (409 installment_not_paid) ถ้าได้ 409 seller_incomplete ผู้ดูแลบริษัทต้องกรอก tax profile ในเว็บแอปก่อน
• ผลลัพธ์ให้ attachment_id ของไฟล์ TH และ EN ใช้ get_download_url เพื่อดาวน์โหลด เลขที่ออกแล้วถาวร
• ไม่มีใบกำกับภาษี: บอกให้ผู้ใช้ออกจากระบบบัญชี การตั้งค่าบริษัทและ void ทำในเว็บแอปเท่านั้น

list_sales_documents  { project_key: "SALE", issue_key: "SALE-12" }
issue_sales_document  { project_key: "SALE", issue_key: "SALE-12", kind: "billing_note", installment_key: "SALE-14",
                        customer: { name, address, tax_id }, lines: [ { ... } ], vat_mode: "add" }

ดูเรื่องดีลและงวดที่หน้า Sales & Billing และคู่มือสำหรับ AI agent ที่ agents.md